Dicas para otimizar seu atendimento virtual

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Se você tem uma empresa e reconhece a importância de oferecer um bom suporte ao cliente, certamente já se perguntou como investir em um atendimento virtual eficaz e que contribua para o sucesso da sua marca.

 

Não é difícil perceber o quanto a internet influenciou no crescimento de vários tipos de negócios, fazendo com que eles encontrassem meios de expansão sem que isso trouxesse altos custos de operação.

 

Assim, a abertura de uma loja virtual, por exemplo, mostrou-se indispensável para que uma confecção de uniformes profissionais conseguisse otimizar as suas vendas e conquistar cada vez mais clientes.

 

De fato, estruturar uma empresa de modo digital pode ser uma solução bastante prática para o empresário, que consegue desfrutar de uma série de vantagens por ter optado pela atuação online da sua companhia.

 

Porém, mesmo que a estrutura virtual seja bastante benéfica para o empreendedor, é fundamental que ela seja interessante também para o comprador, que é quem vai fazer com que o negócio possa fluir e trazer bons retornos.

 

Nesse sentido, não é difícil imaginar o quanto o atendimento ao cliente pode ser um elemento indispensável no bom relacionamento entre uma marca com o seu público.

 

Se isso já era importante em estabelecimentos físicos, onde havia um contato presencial entre o consumidor e a empresa, quem dirá em uma loja virtual, na qual todo a relação entre as partes se dá de modo digital.

 

Justamente por isso, investir na otimização do seu atendimento virtual é a melhor maneira de construir uma ponte de confiança com os seus compradores, o que pode render a fidelização do público e o fortalecimento do seu negócio.

 

Sendo assim, se você reconhece que o relacionamento com o cliente é um dos elementos mais importantes da sua empresa, este artigo é para você.

Leia também: Saiba como fazer um FAQ

Então, siga na leitura e conheça algumas dicas que vão ajudar na otimização do atendimento virtual do seu negócio, trazendo bons resultados para o seu empreendimento.

A importância de oferecer um serviço de atendimento virtual

Quem já precisou fazer a cotação de seguro de automóvel na internet sabe que, muitas vezes, o suporte digital da empresa pode fazer toda a diferença para conseguir as informações necessárias e fechar o contrato o quanto antes.

 

Isso se estende para vários outros tipos de compras, o que gera a necessidade de um atendimento eficiente que possa ajudar o cliente no momento da compra.

 

Mas afinal, o que é um atendimento online? De modo simples, é possível defini-lo como a forma de se comunicar com as pessoas pelo meio digital, que pode servir para:

 

  • Solucionar dúvidas;
  • Oferecer produtos ou serviços;
  • Agendar consultas ou manutenções;
  • Prestar atendimento e oferecer soluções 24 horas por dia.

 

Quando uma empresa atua de modo virtual, não é difícil imaginar que ela deverá se empenhar em alguns processos que permitam que ela esteja disponível para o público e possa solucionar qualquer empecilho encontrado pelo cliente.

 

Além disso, o atendimento virtual também possibilita que ela ofereça um serviço de assessoria fiscal ou um equipamento eletrônico, de maneira a potencializar as suas vendas.

 

Há ainda a possibilidade de agendar consultas online ou mesmo de programar um serviço de manutenção, agilizando o processo de reserva de horário e aumentando o número de clientes atendidos.

 

Por fim, vale mencionar que o atendimento virtual é uma forma de estar disponível para o público 24 horas por dia, o que não ocorre em um estabelecimento físico, por exemplo.

 

Todos esses são motivos de grande vantagem no relacionamento digital com o cliente, e investir nele é de suma importância para a empresa, tanto no que diz respeito à fidelização quanto na conquista de novos clientes.

As ferramentas para o atendimento virtual

Uma clinica de fisioterapia que não queira depender apenas do atendimento presencial ou telefônico pode facilmente investir em ferramentas virtuais para otimizar o relacionamento com o público.

 

Sendo assim, ela encontra diversas opções que podem ajudá-la a aprimorar e a oferecer todo o suporte necessário no trabalho pela internet, podendo decidir pelo uso de uma ou de mais opções.

1. Chatbot no site

É cada vez mais comum encontrar chats instalados em sites, o que permite que o cliente tire dúvidas rapidamente.

 

Nesse sentido, um investimento ainda mais interessante é o dos chatbots, que automatizam a ferramenta e fazem com que o atendimento se torne mais dinâmico, graças aos robôs previamente configurados que realizam o envio de mensagens para o cliente.

 

Os chatbots facilitam a rotina de uma empresa pois ajudam a atender dúvidas comuns e de fácil resolução. Para casos mais específicos, eles encaminham o cliente para uma central especializada, onde o atendimento é feito de modo mais direcionado.

2. E-mail

O e-mail pode ser um dos caminhos mais eficazes para que empresas de contabilidade ou de vários outros setores consigam uma comunicação mais formal com os seus clientes, deixando registrado tudo o que foi abordado no atendimento.

 

Além de ser uma ferramenta que funciona em tempo integral, o e-mail é um recurso já conhecido por muitos clientes, de maneira que mantê-lo sempre em funcionamento é indispensável para qualquer empresa.

3. Facebook Messenger

As redes sociais se tornaram presentes na rotina de qualquer companhia que queira crescer e impactar um alto número de pessoas. Elas ajudam até mesmo no atendimento virtual, graças aos seus recursos de comunicação instantânea.

 

O Facebook Messenger é um exemplo disso. Além de permitir o envio de mensagens em qualquer período do dia, ele também disponibiliza a configuração de mensagens automáticas, fazendo com que o cliente tenha uma resposta sempre rápida.

4. WhatsApp

Um dos maiores aplicativos de mensagem do momento se tornou uma ferramenta indispensável para qualquer tipo de negócio, sendo usado por empresa de reforma e construção ou por pizzarias.

 

O WhatsApp é um dos recursos mais completos em termos de atendimento virtual, permitindo a organização das conversas, o envio de mensagens automáticas, a configuração de respostas rápidas e o oferecimento de um catálogo no perfil.

 

Tudo isso facilita o relacionamento com o cliente, além de tornar a conversa mais dinâmica e funcional por permitir o envio de mídias, de áudio e a realização de chamadas virtuais.

5. CRM

O CRM (Customer Relationship Management) é um sistema de gestão de relacionamento com o cliente, no qual é possível registrar dados dos consumidores da sua empresa e cada contato realizado com eles.

 

Eles permitem o envio de mensagens e a administração de uma negociação, uma vez que é possível adicionar informações de cada etapa de um serviço de manutenção servo motor contratado pelo cliente.

 

Com isso, a empresa estará sempre atualizada sobre cada comprador, o que gera confiança nele, além de otimizar o tempo de atendimento de cada serviço.

6. SAC

O Serviço de Atendimento ao Cliente ainda é um setor bastante presente em empresas, pois é um dos canais de comunicação mais conhecidos pelos consumidores.

 

Para deixar o SAC ainda mais completo, é possível adicionar cada uma das ferramentas mencionadas anteriormente, o que deixa o departamento mais funcional e atualizado.

 

Essas são algumas das principais alternativas que podem ser implementadas em diferentes tipos de negócios, ajudando no atendimento virtual e fazendo com que ele ofereça qualidade na relação com o público e um suporte ininterrupto.

Como aprimorar o atendimento virtual

Uma empresa especializada em gestão de entregas que queira aprimorar o seu atendimento virtual pode investir em dicas práticas que a ajudarão a otimizar o relacionamento com o cliente e torná-lo mais eficaz e completo.

 

Para isso, a primeira sugestão é que o tempo de resposta para as mensagens recebidas seja o menor possível. Isso porque vivemos em uma época dinâmica, e o rápido atendimento torna a relação do cliente com o seu negócio muito mais proveitoso.

 

Além disso, é importante que a empresa tenha uma linguagem definida, padronizando a sua forma de falar com o público, principalmente quando há uma grande quantidade de profissionais atuando nessa frente da sua companhia.

 

Outro ponto importante é o de solucionar o problema do cliente sempre pelo mesmo canal de atendimento. Afinal, se o comprador acessa o chat do seu site, certamente ele espera que o caso possa ser resolvido por ali, em vez de ter que fazer uma ligação para o SAC.

 

Esse cuidado permite um suporte mais satisfatório, além de otimizar de maneira interessante o tempo utilizado em cada solicitação recebida.

 

Por fim, vale mencionar que quanto mais didático for o atendimento, melhor. É preciso considerar que o cliente não conhece os processos internos do seu negócio, e algumas ações tomadas para resolver o problema dele podem deixá-lo confuso.

 

Sendo assim, é essencial explicar cada processo detalhadamente, o que vai gerar uma tranquilidade a mais no consumidor.

 

Deixar o seu atendimento online cada vez mais aperfeiçoado é o segredo para conquistar novos clientes e fidelizar os atuais de modo descomplicado e funcional.

 

Por isso, não deixe de considerar o uso das ferramentas mencionadas neste artigo e ofereça uma estrutura completa de atendimento ao público, que vai fortalecer a sua marca e fazer com que ela seja uma referência no mercado.

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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